Nous sommes à la recherche d'un(e)

Adjoint(e) Administratif(ve)

Pour joindre notre équipe!

Type:
permanent
Experience:
Junior
Partager:

Adjoint(e) Administratif(ve)

Description de l'entreprise

Vous arrive-t-il parfois de voir une publicité sur Internet qui semble parfaitement correspondre à vos intérêts et besoins du moment ? À Dialekta, nous nous spécialisons dans ces placements publicitaires.

Que ce soit via de l’indexation payante sur Google, des bannières sur des sites, des vidéos sur YouTube ou ailleurs, notre mission est de maximiser le retour sur investissement des campagnes média de nos clients. Ce qui rend Dialekta unique, c’est que nous travaillons en partenariat avec de nombreuses agences de communication dans l'élaboration de leurs stratégies média. Nous cherchons des candidats qui sont passionnés par le web.

Joignez-vous à notre équipe et participez à la création d'une startup remarquable!

Sommaire du poste

Nous cherchons un(e) Adjoint(e) Administratif(ve) qui adore relever les défis et améliorer les processus de travail par sa proactivité. La personne retenue sera responsable d’appuyer les équipes de direction, le président et notre comptable dans l’ensemble de tâches administratives requises et de garantir des processus de travail hors pair. Nous cherchons une personne qui aime s’investir dans ce qu’elle fait, qui aura à cœur l’entreprise et voudra contribuer à sa croissance.

Plus précisément, le (ou la) candidat(e) aura les responsabilités suivantes :

Facturation et comptes payables :

  • Vérifier les devis/contrats clients.
  • Entrer les ententes et vérifier que les informations soient à jour dans notre ERP.
  • Accuser réception des devis signés, ouvrir les projets et les entrer dans le système
  • Vérifier les factures préparées par notre comptable et en demander l’approbation aux gestionnaire de campagne.
  • Vérifier et pré-approuver les factures fournisseurs, puis avoir l’approbation finale par les gestionnaires de campagnes.
  • Faire le suivi du statut des projets : assurer qu’aucune facturation de projet ne soit oubliée, qu’il y ait de la régularité dans les délais de facturation, et que les projets soient fermés une fois les campagnes terminée
  • Faire un suivi très étroit de l’avancement des projets: # d’heures facturés vs la banque prévue.
  • Effectuer le suivi des placements médias mensuelles vs le budget prévue
  • Résumé mensuelle des départs/arrêts/fins de campagne ou projet aux gestionnaires de campagne
  • Développer et tenir à jour un outil de suivi pour la facturation
  • Réponde aux questions des gestionnaires de campagne

Documentation :

  • Tenir à jour et organiser les fichiers/informations dans l’ERP, Logiciel comptable, Google Drive et autre...
  • Rechercher, documenter et compléter des dossiers pour divers programmes d’aide gouvernementale (subventions)
  • Participe au développement / l’amélioration des méthodes et processus de travail : Intranet / Dropbox / Google Drive, etc…

EXIGENCES

  • 3 ans d’expériences
  • Responsable
  • Très bonne connaissance du logiciel Microsoft Excel ou Google Sheets
  • Maîtrise de la Suite Office.
  • Souci du travail bien fait : autocritique, méthodique, proactif, minutieux
  • Capacité à apprendre vite, débrouillardise, curiosité
  • Aptitude à gérer plusieurs projets simultanément
  • Capacité à gérer des échéanciers serrés

ATOUTS

  • Connaissance des plateformes publicitaires web (adwords, facebook, bing, linkedIn, etc.)
  • Connaissance de QuickBooks
  • Connaissance de Google Drive
Appliquer en envoyant votre CV à